Quelles sont les mentions obligatoires à mettre sur une facture ?
Une facture est indispensable pour conclure une opération commerciale. Il s’agit d’un élément de preuve qui a une valeur juridique. Ce document sert également de justificatif comptable.
Une facture est soumise à des contraintes et répond à des textes de loi.
Quelle est la réglementation concernant les factures ?
Avant même d’établir une facture vous devez savoir que depuis le 15 septembre 2021, vous devez impérativement générer des factures électroniques pour tous échanges entre entreprises assujetties à la TVA.
Sur une facture, vous devez impérativement faire apparaître les informations suivantes :
- L’identité de votre entreprise ainsi que son adresse postale. De plus, Les articles R123-237 et R123-238 du code du commerce imposent de fournir des éléments supplémentaires d’identification de l’entreprise (numéro d'immatriculation, siège social, statut juridique, etc.)
- L’identité de votre client ainsi que son adresse postale
- La date
- Le numéro de facture ainsi que le numéro de bon commande correspondant s’il a lieu.
- La désignation précise des produits et prestations de service vendues (numéro de référence s’il en existe)
- Le prix unitaire HT, les réductions, le total HT, le total TTC, le taux de TVA et le montant de TVA.
- Les conditions et moyens de paiement acceptés (date d’échéance du règlement : paiement à 30 jours par exemple).
En plus de ces éléments, vous devez rajouter des petites lignes correspondant à des lois.
Vos factures doivent mentionner l’existence et la durée de la garantie légale de conformité de deux ans minimum pour les catégories de biens déterminés par le décret n° 2021-609 du 18 mai 2021. Le décret exclut les biens vendus dans le cadre d’un contrat conclu à distance ou hors établissement.
Il est également obligatoire de mentionner le montant de l’indemnité forfaitaire pour les frais de recouvrement en cas de retard de paiement de la part de vos clients. Cette indemnité est fixée à 40€.
En ce qui concerne les artisans et commerçant inscrits au RCS ainsi que les auto-entrepreneur, vous devez mentionner sur vos documents, l’assurance à laquelle vous avez souscrit dans le cadre de votre activité lorsque qu’elle est obligatoire. Si c’est le cas, il faudra mentionner ses coordonnées ainsi que la couverture géographique du contrat.
Si vous êtes assujetti à la TVA, vous devez renseigner votre numéro de TVA intracommunautaire sur vos factures.
Quels sont les risques en cas d’élément manquant sur une facture ?
En règle générale, vous risquez une amende de 15€ par mention manquante ou inexacte. Cependant s’il s’agit d’un défaut de facturation, l’amende sera plus conséquente.
Cependant s’il s’agit d’une erreur liée à la TVA c’est l’administration fiscale qui gérera ce problème.
À savoir, le gérant est considéré comme responsable pénalement en cas d’oubli de mentions obligatoires sur les factures. L’amende peut s élever à 75 000€ avec une augmentation de 50 % du montant facturé ou qui devait être facturé. En cas de récidive dans les 2 ans suivant le délit, l’amende peut aller jusqu’à 150 000 €.
L’entreprise peut également avoir une peine identique à celle du gérant (si personne morale) avec une amende de 375 000 € pour le non-respect de la législation qui encadre juridiquement la facturation avec 1 500 000 € en cas de récidive. L’entreprise peut aussi être exclue des marchés publics durant 5 ans.
En conclusion, si vous souhaitez éviter ces erreurs vous pouvez utiliser un logiciel facturation certifié qui propose de base, une trame pour vos factures. Vous n’aurez plus qu’à modifier vos informations personnelles et de facturation.
Un logiciel de facturation certifié est tenu de respecter la législation qui encadre juridiquement la facturation.
Toutes les informations citées si dessus sont spécifiquement mentionnées sur les modèles de factures du logiciel de facturation.